Tener empleados significa mucho más que procesar el payroll cada período de pago. Los empleadores en New Jersey también deben mantener determinados registros relacionados con las horas trabajadas, salarios, información de los empleados y otros datos necesarios para demostrar que la empresa está cumpliendo con sus obligaciones.
Por eso, saber qué registros debe conservar un empleador en New Jersey es importante para mantener una operación organizada y poder responder correctamente si una agencia solicita información.
📌 Tener estos registros organizados también facilita revisar el payroll, detectar errores y mantener una mejor administración de tu negocio.
📋 ¿Qué registros debe conservar un empleador?
New Jersey exige a los empleadores mantener registros precisos de diferentes aspectos de la relación laboral. Entre la información que debe conservarse se encuentra:
✔️ Nombre y dirección del empleado
✔️ Número de Seguro Social, cuando corresponda
✔️ Fecha de contratación y, cuando aplique, recontratación
✔️ Fecha y motivo de separación del empleo
✔️ Horas trabajadas por día y por semana
✔️ Salarios y remuneración pagada
✔️ Tarifa regular por hora
✔️ Horas extras y pagos correspondientes
✔️ Deducciones detalladas
✔️ Información relacionada con propinas, cuando corresponda
Las reglas de New Jersey establecen que los empleadores deben mantener registros verdaderos y precisos de las horas trabajadas y los salarios pagados. Los registros de wage and hour deben conservarse durante seis años.
Además, los registros relacionados con las obligaciones de unemployment compensation deben conservarse durante el año calendario actual y los cuatro años anteriores.
📌 Esto significa que guardar únicamente los pay stubs no necesariamente es suficiente. Tu empresa debe contar con la documentación necesaria para respaldar cómo se calcularon y pagaron los salarios.
💵 ¿Qué debe estar organizado dentro del payroll?
El payroll concentra una parte importante de esta información.
New Jersey requiere que los empleadores presenten determinados reportes, entre ellos NJ-927 y WR-30 para los empleadores sujetos a la Unemployment Compensation Law. Estos reportes se presentan trimestralmente y contienen información relacionada con los salarios pagados y los trabajadores.
Por eso, es importante que tu sistema de payroll permita mantener información consistente sobre:
✔️ Salarios brutos
✔️ Horas y semanas trabajadas
✔️ Bonificaciones y comisiones
✔️ Deducciones
✔️ Sick leave y otros pagos aplicables
✔️ Información utilizada para los reportes estatales
📌 Si los registros de tu empresa no coinciden entre payroll, contabilidad y los reportes presentados, pueden aparecer inconsistencias difíciles de explicar posteriormente.
🔎 ¿Por qué es importante mantener estos registros organizados?
Los registros no solamente sirven para cumplir con un requisito.
También pueden ayudarte a comprobar que tu empresa está pagando correctamente, revisar errores en payroll y responder ante una solicitud de información.
Durante una investigación de Wage and Hour, por ejemplo, el New Jersey Department of Labor puede solicitar documentos como pay stubs, horarios y timecards, y señala que los empleadores son responsables de mantener sus registros.
Por eso, una buena práctica es revisar periódicamente:
✔️ Que las horas registradas coincidan con las horas pagadas
✔️ Que los salarios sean correctos
✔️ Que las deducciones estén documentadas
✔️ Que los registros de sick leave estén actualizados
✔️ Que los reportes estatales coincidan con el payroll
✔️ Que la documentación pueda localizarse fácilmente
📌 Un registro que existe pero nadie puede encontrar cuando se necesita tampoco es un sistema eficiente
🗂️ ¿Cómo debería organizar tu empresa estos documentos?
No existe un único sistema que todas las empresas deban utilizar. New Jersey permite utilizar sistemas de registro de tiempo siempre que sean completos, verdaderos y precisos.
Lo importante es que tu negocio pueda mantener la información de manera segura, organizada y accesible.
Puedes establecer categorías para:
Payroll: pay stubs, horas, salarios y deducciones.
Empleados: información laboral y fechas importantes.
Leave: sick leave acumulado, utilizado y pagado.
Reportes: NJ-927, WR-30 y demás documentación correspondiente.
Contabilidad: registros de transacciones y documentación financiera.
📌 Mantener esta información organizada facilita el trabajo de payroll y contabilidad y puede ayudarte a detectar inconsistencias antes de que se conviertan en un problema.
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