Todo lo que necesitas saber del Payroll en Estados Unidos Beneficios para los Negocios y los Empleados

junio 29, 2020
12:40 PM
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Tener un Payroll administrado correctamente permitirá tener una gran cantidad de beneficios seas empresario o empleado.

A continuación encontrarás estos beneficios explicados por Dafer Solutions, un Centro de apoyo al emprendimiento Hispano en los Estados Unidos.

Antes de conocer los beneficios, queremos que conozcas qué es un Payroll.

¿Qué es Payroll?

La nómina es la compensación que una empresa debe pagar a sus empleados por un período determinado o en una fecha determinada. Suele ser gestionado por el departamento de contabilidad o de recursos humanos de una empresa. Las nóminas de pequeñas empresas pueden ser manejadas directamente por el propietario o un asociado.

La nómina también puede referirse a la lista de empleados de una empresa y el monto de la compensación que se le debe a cada uno de ellos. La nómina es un gasto importante para la mayoría de las empresas y casi siempre es deducible , lo que significa que el gasto se puede deducir de los ingresos brutos y reducir los ingresos imponibles de la empresa. La nómina puede diferir de un período de pago a otro debido a las horas extra, el pago por enfermedad y otras variables.

Beneficios de tener un Payroll bien administrado

Como empresario, podrá tener claro las obligaciones de sueldos y salarios de cada uno de sus empleados, disminuyendo errores al realizar los pagos, tales como el pago doble o el olvido de fechas de pago.
Aplicar las retenciones correctas y sin costosas equivocaciones o multas que se pueden obtener al realizar mal el procedimiento por falta de conocimiento.
Certificar los pagos que su negocio realiza por nómina frente a entidades del estado con el fin de obtener deducciones en los impuestos relacionados con la utilidad de su empresa y recibir apoyos económicos o aplicar a programas de ayuda a empresarios, tales como los entregados por la coyuntura del Covid-19.
Blindarse de cualquier recurso legal por el que se pueda ser requerido con respecto al pago correcto del salario de los empleados.
Optimizar su tiempo como empresario para dedicarse a generar oportunidades comerciales y de Marketing que harán crecer su negocio, en vez de estar preocupado por la gestión administrativa y de nómina de sus empleados.

Así mismo, como empleado, usted también tiene diferentes beneficios con un servicio de payroll tales como:

Claridad de los pagos y retenciones recibidas por su empleador.
Total conocimiento de su estado financiero con respecto a las labores realizadas en una empresa.
Facilidad y claridad de sus cuentas a la hora de presentar sus impuestos.
Certificar su trabajo frente a otras instituciones.

Contar con un servicio de Payroll en la empresa es una gran decisión que genera solo beneficios, especialmente si este es acompañado por una organización como Dafer Solutions, compuesta por profesionales expertos en la gestión administrativa de los emprendimientos hispanos en Estados Unidos.

El Payroll tiene demasiada importancia en todas las operaciones internas de una empresa por pequeña o grande que esta sea. Es una herramienta obligatoria para el área contable, recursos humanos e incluso a nivel gerencial.

Para hablar de Payroll, es necesario entender los siguientes conceptos:

Sueldo: Es la remuneración fija que el empleado recibe a cambio de una labor específica durante cierta jornada laboral, es decir que ni el monto ni la periodicidad de pago varía.

Salario: Es la remuneración que recibe el trabajador de acuerdo a las horas dedicadas. Es decir, no se recibe un pago fijo (sueldo) ya que depende básicamente del tiempo trabajado.

Ingresos: Son las entradas a que tiene derecho el trabajador por hacer una labor bajo la subordinación.

Deducciones: Son las cantidades que se le descuentan al trabajador por diferentes conceptos como seguridad social, cuota de pensión, préstamos, anticipos, entre otros.

CONCLUSIONES CLAVE

La nómina es la compensación que una empresa debe pagar a sus empleados por un período determinado y en una fecha determinada.
El proceso de nómina puede incluir el seguimiento de las horas trabajadas por los empleados, el cálculo del pago y la distribución de los pagos mediante depósito directo o cheque.
Sin embargo, las empresas también deben llevar a cabo la contabilidad, el mantenimiento de registros y reservar fondos para Medicare, el Seguro Social y los impuestos de desempleo.
Las empresas pueden utilizar servicios profesionales y subcontratar su nómina o utilizar software basado en la nube si no quieren hacerlo ellos mismos.
El cálculo de la nómina involucra muchos componentes y puede ser complejo.

Payroll en Estados Unidos

Naturalmente todo el engranaje contenido en el Payroll, está ligado a lo establecido por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, quien se responsabiliza de las condiciones de trabajo, los salarios y horarios estándares de los trabajadores; así mismo, como los seguros de desempleo, los servicios de reinserción laboral y algunas estadísticas económicas.

Normas del Payroll

Dentro del país, cada empleador o contratista es obligado a registrar su negocio para poder recibir un número de identificación de empleador, todo esto mediante el IRS (Internal Revenue Service o Servicio de Rentas Internas).

Existen diversas modalidades de impuestos para cualquier persona que realice negocios dentro de la nación:

Impuestos corporativos.
Impuestos sobre la renta.
Seguridad Social.
Seguro médico del estado.
Impuestos de ventas.
Nóminas y retenciones de impuestos.
Desempleo.
Compensación de trabajadores.

Además, algunos impuestos son impuestos estatales, y otros son impuestos federales. Los impuestos sobre la renta, se toman tanto a nivel estatal como federal (en la mayoría de los casos).

Debido a la cantidad de impuestos diferentes que los empleadores deben pagar y/o retener, la gran mayoría de empresas buscan la asesoría de una compañía externa que tenga la suficiente experiencia en Payroll, y poder así aminorar cualquier clase de equivocaciones.

En Dafer Solutions, contamos con profesionales expertos en la gestión administrativa de los emprendimientos hispanos en Estados Unidos.

Impuestos

Existen diferentes tipos de impuestos que los empleadores tienen la obligación de pagar o retener para sus empleados de nómina. Para una correcta elaboración de Payroll, todos los empleados deben diligenciar un certificado de retención del empleado, más conocido como el formulario W-4 y luego entregarlo a su empleador. La información proporcionada en este formulario, indica cuánto en impuestos estatales y federales sobre la renta, debe retener el empleador al momento de pagar a un empleado.

Tasas y umbrales

Las tasas de impuestos estatales varían de un estado a otro. Los impuestos federales se desglosan de acuerdo con la tabla de tasas impositivas. Las tasas de impuestos federales oscilan entre 10 y 37%, dependiendo de los ingresos del empleado. El programa de cobertura de seguridad social administrado por el gobierno de los Estados Unidos y más conocido como Medicare, es dividido entre el empleado y el empleador. Por ejemplo, todos los ingresos de los empleados que devengan 137,699 usd o menos, deben pagar el 6,2% de los impuestos de seguridad social, y el empleador paga la otra mitad (6,2%).

¿Cómo funciona la retención?

Los empleadores deben deducir los impuestos federales, estatales, de seguridad social y de Medicare, según la información que el empleado haya registrado en el formulario conocido como el W-4. Es responsabilidad del empleado revisar que se le haya descontado todo lo de ley, ya que al finalizar cada año, el balance estatal otorga un visto bueno o de lo contrario, entrarían a jugar varias situaciones legales en contra de dicho funcionario.

Devoluciones y remesas

Los empleadores tienen la obligación de suministrar al empleado cada fin de año, un comprobante de salarios e impuestos (Wage and Tax Statement), conocido con el nombre de W2. Este debe entregarse cada fin de año, basado en la información suministrada por el empleado. El comprobante indica la cantidad total de impuestos retenidos durante ese año, y el trabajador tiene plazo hasta el 15 de abril para presentar sus impuestos. Naturalmente las cifras deben coincidir, de lo contrario, afrontará las consecuencias legales.

Cuando el diligenciamiento del formulario W-4 es correcto, el empleado no paga ningún impuesto. Si por algún motivo, el trabajador durante el año hizo un pago excesivo, los gobiernos federales y estatales emiten un reembolso.

Plan de acciones

Existe un plan de retiro patrocinado por la inmensa mayoría de las compañías estadounidenses conocida como 401K. Las empresas acuerdan una retención de dinero con el trabajador, con la finalidad de que esos recursos le sirvan para uso de buen retiro. Es decir, que está diseñado para ayudar a la jubilación del empleado.

Sanciones

No retener los impuestos de un empleado, conforme a lo diligenciado en el formulario W-4, acarrea multas y sanciones, en algunos casos señalamientos de fraude fiscal que ocasionan fuertes acciones judiciales. Por esta razón, es que las empresas que operan en los Estados Unidos, consideran seriamente trabajar con compañías de Payroll acreditadas.

Tabla de tasa de impuestos

Los empleadores deben pagar adecuadamente sus propios impuestos sobre ventas, corporaciones, nóminas y retenciones. La forma correcta para la retención en los pagos de empleados, es la siguiente: