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Todo lo que necesitas saber del Payroll en Estados Unidos Beneficios para los Negocios y los Empleados

Tener un Payroll administrado correctamente permitirá tener una gran cantidad de beneficios seas empresario o empleado.

A continuación encontrarás estos beneficios explicados por Dafer Solutions, un Centro de apoyo al emprendimiento Hispano en los Estados Unidos.

Antes de conocer los beneficios, queremos que conozcas qué es un Payroll.

¿Qué es Payroll?

documento de análisis con carácter administrativo en el cual se consignan los ingresos y las deducciones de uno o varios empleados que laboran en una empresa por un periodo determinado.

En este documento los trabajadores pueden visualizar los pormenores de las asignaciones en cuanto a pagos de sueldos, salarios, prestaciones sociales y también los descuentos que les hayan aplicado. Payroll es un documento vital porque protege legalmente los intereses tanto del empleador como del empleado.

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Beneficios de tener un Payroll bien administrado

  • Como empresario, podrá tener claro las obligaciones de sueldos y salarios de cada uno de sus empleados, disminuyendo errores al realizar los pagos, tales como el pago doble o el olvido de fechas de pago.
  • Aplicar las retenciones correctas y sin costosas equivocaciones o multas que se pueden obtener al realizar mal el procedimiento por falta de conocimiento.
  • Certificar los pagos que su negocio realiza por nómina frente a entidades del estado con el fin de obtener deducciones en los impuestos relacionados con la utilidad de su empresa y recibir apoyos económicos o aplicar a programas de ayuda a empresarios, tales como los entregados por la coyuntura del Covid-19.
  • Blindarse de cualquier recurso legal por el que se pueda ser requerido con respecto al pago correcto del salario de los empleados.
  • Optimizar su tiempo como empresario para dedicarse a generar oportunidades comerciales y de Marketing que harán crecer su negocio, en vez de estar preocupado por la gestión administrativa y de nómina de sus empleados.

Así mismo, como empleado, usted también tiene diferentes beneficios con un servicio de payroll tales como:

  • Claridad de los pagos y retenciones recibidas por su empleador.
  • Total conocimiento de su estado financiero con respecto a las labores realizadas en una empresa.
  • Facilidad y claridad de sus cuentas a la hora de presentar sus impuestos.
  • Certificar su trabajo frente a otras instituciones.
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Contar con un servicio de Payroll en la empresa es una gran decisión que genera solo beneficios, especialmente si este es acompañado por una organización como Dafer Solutions, compuesta por profesionales expertos en la gestión administrativa de los emprendimientos hispanos en Estados Unidos.

El Payroll tiene demasiada importancia en todas las operaciones internas de una empresa por pequeña o grande que esta sea. Es una herramienta obligatoria para el área contable, recursos humanos e incluso a nivel gerencial. 

Cada país cuenta con un sistema de normas que establece límites entre las partes contractuales. Cuando el Payroll se realiza de una manera clara y exacta, el empleador está seguro de la distribución de los recursos financieros, de la tranquilidad que genera al empleado y blinda de cualquier recurso legal que le sea generado. Para el trabajador, es la manera ideal de revisar su estado financiero respecto a las labores realizadas, y en muchas ocasiones sirve para la detección de errores. 

Para hablar de Payroll, es necesario entender los siguientes conceptos:

Sueldo: Es la remuneración fija que el empleado recibe a cambio de una labor específica durante cierta jornada laboral, es decir que ni el monto ni la periodicidad de pago varía.

Salario: Es la remuneración que recibe el trabajador de acuerdo a las horas dedicadas. Es decir, no se recibe un pago fijo (sueldo) ya que depende básicamente del tiempo trabajado.

Ingresos: Son las entradas a que tiene derecho el trabajador por hacer una labor bajo la subordinación. 

Deducciones: Son las cantidades que se le descuentan al trabajador por diferentes conceptos como seguridad social, cuota de pensión, préstamos, anticipos, entre otros.

Payroll en Estados Unidos

Antes de profundizar en el tema del Payroll en los Estados Unidos, cabe repasar el panorama estatal de los 15 departamentos y varias agencias que son los responsables de la administración de la ley, el cumplimiento de la misma y la provisión de varios servicios gubernamentales.

Naturalmente todo el engranaje contenido en el Payroll, está ligado a lo establecido por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, quien se responsabiliza de las condiciones de trabajo, los salarios y horarios estándares de los trabajadores; así mismo, como los seguros de desempleo, los servicios de reinserción laboral y algunas estadísticas económicas.

Dentro de la rama ejecutiva, existen dependencias reguladoras entre las que se destacan: La Comisión de Valores y Bolsa (SEC), Comisión Federal de Comercio (FTC), Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC), Administración (en DOL) de Seguridad y Salud Ocupacional (OSH), entre otras.

Junto con otras agencias reguladoras, estos organismos elaboran reglas que afectan a casi la totalidad de las empresas y los consumidores. Los miembros de comisiones y los jefes de agencias son designados por el Presidente y requieren la aprobación del Senado. La Junta de Gobernadores de la Reserva Federal tiene la responsabilidad de establecer la política monetaria del país, fijar las tasas de interés y determinar la oferta de dinero. Este tema es clave en lo que respecta a todas las variantes del Payroll, considerando los ingresos de la clase trabajadora.

Las decisiones que toma el FED, tienen efectos de largo alcance sobre la economía de la nación, las tasas de interés, la inflación, la creación de empleos y el comercio internacional.

Normas del Payroll

Dentro del país, cada empleador o contratista es obligado a registrar su negocio para poder recibir un número de identificación de empleador, todo esto mediante el IRS (Internal Revenue Service o Servicio de Rentas Internas). 

Existen diversas modalidades de impuestos para cualquier persona que realice negocios dentro de la nación:

  • Impuestos corporativos.
  • Impuestos sobre la renta.
  • Seguridad Social.
  • Seguro médico del estado.
  • Impuestos de ventas.
  • Nóminas y retenciones de impuestos.
  • Desempleo.
  • Compensación de trabajadores.

Además, algunos impuestos son impuestos estatales, y otros son impuestos federales. Los impuestos sobre la renta, se toman tanto a nivel estatal como federal (en la mayoría de los casos).

Debido a la cantidad de impuestos diferentes que los empleadores deben pagar y/o retener, la gran mayoría de empresas buscan la asesoría de una compañía externa que tenga la suficiente experiencia en Payroll, y poder así aminorar cualquier clase de equivocaciones. 

En Dafer Solutions, contamos con profesionales expertos en la gestión administrativa de los emprendimientos hispanos en Estados Unidos.

Impuestos

Existen diferentes tipos de impuestos que los empleadores tienen la obligación de pagar o retener para sus empleados de nómina. Para una correcta elaboración de Payroll, todos los empleados deben diligenciar un certificado de retención del empleado, más conocido como el formulario W-4 y luego entregarlo a su empleador. La información proporcionada en este formulario, indica cuánto en impuestos estatales y federales sobre la renta, debe retener el empleador al momento de pagar a un empleado.

Tasas y umbrales

Las tasas de impuestos estatales varían de un estado a otro. Los impuestos federales se desglosan de acuerdo con la tabla de tasas impositivas. Las tasas de impuestos federales oscilan entre 10 y 37%, dependiendo de los ingresos del empleado. El programa de cobertura de seguridad social administrado por el gobierno de los Estados Unidos y más conocido como Medicare, es dividido entre el empleado y el empleador. Por ejemplo, todos los ingresos de los empleados que devengan 137,699 usd o menos, deben pagar el 6,2% de los impuestos de seguridad social, y el empleador paga la otra mitad (6,2%).

¿Cómo funciona la retención?

Los empleadores deben deducir los impuestos federales, estatales, de seguridad social y de Medicare, según la información que el empleado haya registrado en el formulario conocido como el W-4. Es responsabilidad del empleado revisar que se le haya descontado todo lo de ley, ya que al finalizar cada año, el balance estatal otorga un visto bueno o de lo contrario, entrarían a jugar varias situaciones legales en contra de dicho funcionario.

Devoluciones y remesas

Los empleadores tienen la obligación de suministrar al empleado cada fin de año, un comprobante de salarios e impuestos (Wage and Tax Statement), conocido con el nombre de W2. Este debe entregarse cada fin de año, basado en la información suministrada por el empleado. El comprobante indica la cantidad total de impuestos retenidos durante ese año, y el trabajador tiene plazo hasta el 15 de abril para presentar sus impuestos. Naturalmente las cifras deben coincidir, de lo contrario, afrontará las consecuencias legales.

Cuando el diligenciamiento del formulario W-4 es correcto, el empleado no paga ningún impuesto. Si por algún motivo, el trabajador durante el año hizo un pago excesivo, los gobiernos federales y estatales emiten un reembolso.

Plan de acciones

Existe un plan de retiro patrocinado por la inmensa mayoría de las compañías estadounidenses conocida como 401K. Las empresas acuerdan una retención de dinero con el trabajador, con la finalidad de que esos recursos le sirvan para uso de buen retiro. Es decir, que está diseñado para ayudar a la jubilación del empleado.

Sanciones

No retener los impuestos de un empleado, conforme a lo diligenciado en el formulario W-4, acarrea multas y sanciones, en algunos casos señalamientos de fraude fiscal que ocasionan fuertes acciones judiciales. Por esta razón, es que las empresas que operan en los Estados Unidos, consideran seriamente trabajar con compañías de Payroll acreditadas.

Tabla de tasa de impuestos

Los empleadores deben pagar adecuadamente sus propios impuestos sobre ventas, corporaciones, nóminas y retenciones. La forma correcta para la retención en los pagos de empleados, es la siguiente:

 

¿Qué apoyos, proveedores o alianzas necesitamos hacer para que funcione el negocio?

las alianzas claves de Net pics son las compañías que tiene los derechos y que comercializan las películas y series con las empresas que tienen servidores de internet, además de empresas que desarrollan dispositivos electrónicos capaces de usar la aplicación de Net Pics.

Pregunta 9

los principales costos de Net pics provienen de la adquisición del contenido y pago de regalías el marketing que usan para dar a conocer su servicio así como el mantenimiento de servidores y a las aplicaciones .

Al contestar estas preguntas con detalle y discutirlas con otras personas la idea del negocio se hace más clara al mismo tiempo permite aumentar las posibilidades de éxito debido a que varias mentes piensan mejor que una lo que se le ocurre a uno no se le ocurre a otro

La tabla anterior no incluye impuestos estatales, desempleo o compensación laboral.

* El límite de las cotizaciones a la seguridad social, se aplica a los ingresos individuales que exceden los 137.700 usd al año.

** El aumento de .9% solo se aplica a ingresos individuales que excedan los 200,000 usd.

Beneficios

Cuando se trata de salarios y beneficios en el pago de impuestos, los empleadores deben consultar las pautas federales y estatales, propendiendo siempre beneficiar al empleado. En algunos países, los beneficios otorgados por el cumplimiento de los pagos, se trasladan a los hijos para el ingreso a diferentes programas educativos.

Salario mínimo

El salario mínimo federal es de 7.25 usd por hora. Sin embargo, cada estado es libre de establecer normas para el pago a los empleados por hora. Es necesario estar atento a cualquier cambio que establezca la ley, para el correcto diligenciamiento del Payroll.  

No hay salario mínimo en los EE. UU, entonces los contratos salariales deben estipular con claridad cuál es el salario, si existen comisiones sobre las ventas, o algún beneficio extra.

Tiempo extra

A los empleados que devengan por hora y que trabajan horas extras, se les debe pagar 1.5 veces su tarifa por hora normal. En Payroll, existe la figura de empleados exentos y los no exentos. Esta doble connotación significa que, para los empleados no exentos, se les otorga derecho al pago de horas extras siempre y cuando superen las 40 horas dentro de una semana laboral. Trabajar en día festivo o fines de semana, no implica que los empleadores tengan que pagar horas extras, salvo que esas horas extras excedan una semana laboral normal de 40 horas.

Horas de trabajo

No hay límites federales establecidos para las horas trabajadas, siempre que a los empleados no exentos se les pague 1.5 veces su tarifa normal en las horas trabajadas de más de 40 en una semana. Las leyes laborales estatales pueden establecer horas máximas de trabajo, pero se refleja poco en la mayoría de los estados.

Vacaciones y licencia por enfermedad

Si bien las leyes federales no obligan a los empleadores el pago de vacaciones a sus empleados, la mayoría de los estados exigen licencias pagas bajo ciertas circunstancias. Muchos empleadores acuden al pago de vacaciones remuneradas en señal de gratitud, o para afianzar al empleado dentro de la empresa.

¿Cómo deben presentar los impuestos al final del año  quienes son empleados?

Se requiere que todos los empleados de los Estados Unidos presenten sus propios impuestos antes del 15 de abril, respecto al año inmediatamente anterior. Este debe ir en concordancia con lo señalado en el Payroll. El empleador les entrega un formulario W-2 que muestra exactamente la cantidad de impuestos retenidos en el año. Si al momento del pago, el empleado lo hace de forma equivocada, deberá pagar el saldo dentro del tiempo establecido. Así como la empresa puede buscar un respaldo profesional fuera de ella, el empleado está en total libertad de hacerlo también.

Contratos extranjeros

Los inmigrantes y los extranjeros pueden obtener visa legal de trabajo, para ejercer una labor dentro de los Estados Unidos. Los empleados extranjeros que deseen residir permanentemente en los EE. UU, deberán obtener lo que se conoce como Visa de Tarjeta Verde. 

Para las visas de trabajo para no inmigrantes, los empleadores deben hacer una oferta de trabajo formal y patrocinar a ese empleado para la visa de trabajo adecuada en función de la descripción de su trabajo y la industria. Para los trabajadores extranjeros legales, los empleadores tienen que demostrar que ese empleado posee conocimientos o habilidades que son determinantes para su vinculación laboral.

Split Payroll

La tendencia a la globalización del mercado, ha creado una nueva forma de prestación de servicios que obliga al trabajador a desplazarse temporalmente a otros países. Para esto las empresas han elaborado un método de pago del salario que permite adaptarse a aquellos empleados que realizan su trabajo en varios países. Consiste en abonar parte de su salario en la moneda del país de domicilio y otra parte de su retribución en la moneda del país en el que está desplazado.

Esta forma de pago es conocida como Slipt Payroll, y entre sus principales funciones se encuentra que el empleado logra disponer de moneda local, evitando

por tanto, que sea el trabajador quien soporte las fluctuaciones en el cambio de moneda. Este método consigue mantener el mismo importe salarial cada mes, usar el dinero local en el país que se encuentre laborando, y a la vez ahorrar en su país de origen o residencia.

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